Educatieve uitgeverij Malmberg beleefde weer een prima schooljaar. Dat was best even spannend, want op 1 januari 2023 ging de knop om en werd CB als nieuwe logistieke partner medeverantwoordelijk voor de uitlevering van alle bestellingen en alles wat daarbij komt kijken.

Dit schooljaar was dus de lakmoesproef voor de nieuwe samenwerking. Teamleider Supply Chain, Filip Obers, en Teamleider Order to Cash, Linse Goeman geven de hele transitie en samenwerking een dikke pluim.

Malmberg is een gevestigd merk in de markt van educatieve uitgevers en een bedrijf met een lange historie die teruggaat tot 1885. Met meer dan 3000 titels in het basisonderwijs, het voorgezet onderwijs en het MBO, is Malmberg een van de smaakmakers in het onderwijs. Dat de uitlevering van al die boeken en andere educatieve materialen bij de start van elk schooljaar een enorme logistieke uitdaging is, laat zich makkelijk raden.

De keuze voor CB was het resultaat van een aanbesteding. “De prijs is natuurlijk belangrijk naast een heleboel ander zaken”, vertelt Filip over de selectieprocedure. “De omvang van CB sluit goed aan bij wat wij als Malmberg zochten. We zijn niet meteen de grootste klant van CB. Voor ons was verder belangrijk dat CB beschikt over proven concepts. Ze werken ook voor andere educatieve uitgeverijen. Ze kennen de sector dus goed en zijn vertrouwd met de specifieke logistieke uitdagingen die dat met zich meebrengt. Ze hebben bewezen door goede samenwerkingen in de keten heel efficiënt te kunnen werken en zo bijvoorbeeld het aantal retourzendingen te minimaliseren. Een prettige bijkomstigheid voor ons als duurzame uitgever is de beperking van uitstoot in de samenwerking. Bijvoorbeeld door de bundeling van goederenstromen.”

IT Malmberg leidend

Bij de voorbereidingen ga je niet over één nacht ijs. Want alles moet werken zoals het is bedacht. De voorbereidingen voor de overstap naar CB verliepen voorspoedig. Linse: “De afspraak was dat de IT van Malmberg intact zou blijven. Een enorm winstpunt is dat we nu met één druk op de knop de administratieve levering kunnen aanpassen. Dat scheelt enorm veel tijd en levert veel flexibiliteit op. Natuurlijk waren er ook wat kinderziektes. Zo konden de retouren niet meteen vanaf 1 januari worden verwerkt. De echte test was de eerste grote uitlevering aan het basisonderwijs in maart en dat ging heel goed. We hebben een uitstekend seizoen gehad met CB als nieuwe logistieke partner.”

Goede communicatie

Wat ligt ten grondslag aan de goede samenwerking? Veel zit in goede communicatie en de gemeenschappelijke wil om te presteren. ”In de opstartfase bleek dat er een misverstand was over de planning,” herinnert Filip zich nog goed. “Toen wij klaar waren om te testen, bleek dat CB dat moment had uitgelegd als de start van de bouw. Dan lopen de planningen niet meer synchroon. Op dat soort momenten gaan bij CB, net als bij ons, de schouders eronder en wordt het laken snel rechtgetrokken.”

Linse vult aan. “Onze beide klantenservices werken nu met nieuwe procedures. Het kon niet anders dat er ruis op de lijn zou komen. We zijn bij elkaar op bezoek geweest om de procedures te bespreken en bij elkaar te kijken hoe alles werkte. Dat was heel verhelderend. Onze klanten ervaren dat ze goed worden bediend. Scholen willen bijvoorbeeld weten wanneer ze precies geleverd krijgen. Er staan immers allerlei leerkrachten klaar om de mouwen op te stropen om alle lesmaterialen naar de juiste plek te brengen.”

Daar kan soms wel eens iets misgaan. “Er moest een spoedbestelling worden geleverd. CB pakte dat zeer voortvarend op en leverde die order meteen uit. Spoed is tenslotte spoed. Alleen was dat op zaterdag. Onze klanten denken in werkdagen. Geen school die op zaterdag open is natuurlijk. Gelukkig hebben we daar samen om kunnen lachen. ”

Over het traject naar de overgang toe en over de samenwerking zijn Linse en Filip super tevreden. “We hebben een heel goed seizoen gedraaid en zijn nu alweer druk bezig met volgend jaar”, vertelt Filip. “In september zijn we al begonnen om onze prognoses te delen en we zijn met CB aan het kijken waar nog verbeteringen zijn door te voeren. Ook de mogelijkheden van Print on demand van CB nemen we daarbij onder de loep. De uitdaging is om met elkaar te ontdekken waar het toch nog efficiënter kan. Het is heel prettig om te ervaren dat onze nieuwe logistieke partner daar ook voortdurend mee bezig is.”

Meer informatie over complete logistiek voor het educatieve boek.