De jungle van belastingvrije vergoedingen

 

Volgens de wet zijn alle voordelen die een werknemer uit zijn dienstbetrekking haalt te beschouwen als loon waarover belasting moet worden betaald. Dat is makkelijk, zou je op het eerste gezicht denken. Maar zo eenvoudig is het niet. Er zijn uitzonderingen. In een lange reeks van wetten en uitvoeringsregels is tot in het kleinste detail bepaald wat wel en wat niet belastingvrij mag worden vergoed.

 

Wat mag onbelast worden vergoed?
Een vergoeding is onbelast als de werknemer daarmee in staat gesteld wordt zijn werk naar behoren uit te voeren, of als de vergoeding naar maatschappelijke opvattingen niet als een voordeel wordt ervaren. Met deze omschrijving komen we niet veel verder. We moeten op zoek naar voorbeelden. Daar zijn er heel veel van. Ik doe een willekeurige greep uit de grote hoeveelheid vrijstellingen.

Maaltijden en consumpties
Als u een kopje koffie of een maaltijd op kosten van de baas nuttigt, bespaart u zich de kosten daarvan. Dat is voor u een voordeel waarover eigenlijk belasting moet worden betaald. Maar, consumpties die tijdens werktijd worden verstrekt en die geen deel uitmaken van een maaltijd mogen onbelast worden verstrekt of vergoed. Maaltijden zijn alleen belastingvrij als zij voor meer dan 10% zakelijk zijn. Hoe je dat moet bepalen? Dat weet niemand. Ik hou het er maar op dat alleen maaltijden die in het geheel geen zakelijk belang hebben belast zijn.

Reiskosten (eigen vervoer)
Voor kilometers die u voor uw werk maakt met een eigen vervoermiddel mag de werkgever u een onbelaste vergoeding van € 0,19 per kilometer geven. Ook als u zich per fiets, scooter of motor verplaatst mag de onbelaste vergoeding van € 0,19 per kilometer worden uitbetaald. Alles wat u meer krijgt is belast, ook als het gaat om een vergoeding voor tol- of parkeergelden. Als u uw eigen auto zonder kosten mag parkeren bij uw werk of bij een klant, dan is dat volgens onze wetgever een voordeel uit uw dienstbetrekking. Zelf was u daar waarschijnlijk niet opgekomen. Gelukkig blijft die belastingheffing achterwege. U mag dus onbelast gratis parkeren bij uw werk.

Reiskosten (openbaar vervoer)
Alle kosten van openbaar vervoer mogen onbelast worden vergoed, ook al zou dat per kilometer meer zijn dan € 0,19. Wel is nodig dat de reis zakelijk is en dat het vervoerbewijs bij de werkgever wordt ingeleverd. Treinabonnementen, kortingskaarten, OV-jaarkaarten vallen ook onder de vrijstelling. Een taxi valt niet onder het openbaar vervoer. Taxikosten kunnen wel onbelast worden vergoed als openbaar vervoer geen reële mogelijkheid biedt. 

Computers
Met een computer komen we op een wat moeilijker terrein. Niet als het apparaat op kantoor blijft. Dan is er niets te belasten. Als het een draagbaar exemplaar is of als het bij u thuis wordt neergezet is privégebruik heel goed mogelijk. Privégebruik moet worden belast. Omdat het ondoenlijk is om precies de waarde van het privégebruik te bepalen zijn de kosten voor een computer met bijbehorende apparatuur alleen onbelast te vergoeden als de computer voor meer dan 90% zakelijk wordt gebruikt. Ook hier is het niet helemaal duidelijk hoe dat zakelijk gebruik moet worden vastgesteld. In elk geval zal aannemelijk moeten worden gemaakt wat het zakelijke gebruik van de computer inhoudt. Als de apparatuur minder dan € 450 heeft gekost mag het hele bedrag ineens worden vergoed. Is de aanschafprijs hoger, dan mag alleen de jaarlijkse afschrijving worden vergoed.

Telefoon, internet
Voorzover het niet gaat om een computer mogen de kosten van telefoon, internet en andere communicatiemiddelen onbelast worden vergoed als het zakelijk gebruik meer is dan 10% van het totaal. Nu zijn er apparaten als een Blackberry of een heel geavanceerde telefoon die ook de functies van een computer hebben. De Belastingdienst stelde zich tot voor kort op het standpunt dat die apparaten niet onder de voordelige regeling voor communicatiemiddelen vielen. De staatssecretaris heeft daar een einde aan gemaakt. Hij besloot onlangs dat Blackberries en smartphones als telefoons moeten worden beschouwd. Daardoor is onbelaste vergoeding mogelijk bij een zakelijk gebruik van meer dan 10%. Pocket PC’s, mini-notebooks en navigatiemiddelen vallen weer onder de minder gunstige computerregeling. Wat er moet gebeuren met een navigerende Blackberry die ook nog muziek kan afspelen en foto’s maken blijft lastig. In die gevallen zal de Belastingdienst vragen om het zakelijk gebruik aannemelijk te maken.

Meer informatie?
De Belastingdienst wil het u graag makkelijk maken. Op de website is bij ‘bijzondere vormen van loon’ informatie te vinden over onder andere vrijgestelde vergoedingen en verstrekkingen. Of het daarmee ook echt makkelijker wordt mag u bepalen.


Copyright: PI/CB

---